Zaproszenie jest jedną z najczęściej używanych form tekstu użytkowego. Każdy z nas zapewne niejednokrotnie był w życiu dokądś zapraszany i każdy z nas najprawdopodobniej przynajmniej raz w oficjalny sposób zapraszał gdzieś kogoś. Impreza urodzinowa, ważna rocznica, ślub czy uroczystość okolicznościowa to tylko niektóre sytuacje, w których umiejętność zredagowania zaproszenia może się nam w życiu przydać. Jak to zrobić, żeby nasze zaproszenia były odpowiednio napisane i przekonały przyszłych gości, by pojawić się na naszej imprezie? Oto kilka przydatnych zasad!
Spis treści
Zaproszenie oficjalne – kiedy trzeba je napisać?
Zajmijmy się najpierw zaproszeniem oficjalnym, gdyż jest to forma nieco bardziej wymagająca. Kiedy musimy sięgnąć po tę formę? Na pewno we wszystkich sytuacjach zawodowych, urzędowych, profesjonalnych, wszędzie tam, gdzie osoby, które zapraszamy nie są naszymi prywatnymi znajomymi. Drugi wyznacznik to ranga wydarzenia. Jeśli organizujemy obchody jakiejś ważnej państwowej rocznicy i do nas należy rozesłanie zaproszeń, to warto trzymać się oficjalnej formy przez szacunek dla rangi uroczystości. Nawet w przypadku zaproszeń na ślub, nawet jeśli zapraszamy swoich bliskich przyjaciół, przeważnie używamy formy oficjalnej, właśnie dla podkreślenia tego, jak ważny to dla nas dzień.
Pisząc zaproszenie, musimy pamiętać, że jest to forma użytkowa, to znaczy taka, która ma określoną funkcję do spełnienia. W tym przypadku jest to poinformowanie konkretnej osoby o pewnym wydarzeniu i danie jej do zrozumienia, że jej obecność jest dla nas z jakiegoś powodu istotna. Aby osiągnąć te cele należy pamiętać, by w naszym zaproszeniu znalazły się następujące elementy (najlepiej właśnie w tej kolejności):
- nagłówek („Zaproszenie”);
- informację o nadawcy zaproszenia;
- wstępną formułę grzecznościową („Mamy zaszczyt zaprosić…”);
- informację o adresacie zaproszenia;
- informację o charakterze wydarzenia, na które zapraszamy;
- informację o dacie, miejscu i czasie odbycia się uroczystości;
- dodatkowe informacje na temat naszego wydarzenia (Np. informacje na temat dresscodu bądź szczegóły programu wydarzenia);
- finalną formułę grzecznościową („Pana/Pani obecność będzie dla nas dużym zaszczytem”);
- podpis.
Wydaje się dużo? Niekoniecznie! Obecność wszystkich tych elementów jest uzasadniona i po kilku ćwiczeniach – intuicyjna. Spójrzmy na przykład:
ZAPROSZENIE
Państwowa Organizacja Rewitalizacji Wesołych Miasteczek
ma zaszczyt zaprosić
Szanownego Pana Mieczysława Iksińskiego, Burmistrza Dziędzielkowa, wraz z Małżonką, na uroczyste otwarcie Miejskiego Wesołego Miasteczka! Uroczystość odbędzie się na terenie odbudowanego przez naszą Organizację Wesołego Miasteczka w Dziędzielkowie, mieszczącego się przy ul. Czarnomorskiej 156, 14 lipca b.r. (sobota), o godzinie 14.00. Oficjalna część wydarzenia będzie składać się z przemówienia Prezesa naszej Organizacji, uroczystego przecięcia wstęgi oraz krótkiego koncertu muzycznego zespołu „Weseli Górale”. Po części oficjalnej zapraszamy na mały poczęstunek w budynku biurowym Wesołego Miasteczka.
Obecność Pana Burmistrza wraz z Małżonką byłaby dla naszego wydarzenia nobilitująca, dlatego też prosimy o pozytywne rozpatrzenie naszego zaproszenia.
Z wyrazami szacunku
Aneta Wesołomiasteczkowska, sekretarz PORWM
Zaproszenie nieoficjalne – czym się różni od oficjalnego?
Niektórzy mogliby poddać w wątpliwość zasadność istnienia czegoś takiego jak „zaproszenie nieoficjalne”. W końcu jeśli chcemy zaprosić dokądś naszych bliskich, możemy to zrobić przez telefon, SMS-em lub przez komunikator. Istnieją pewne okoliczności, w których kilka warunków „formalnych” powinno być spełnionych, nawet w zaproszeniu kilkunastu znajomych na imprezę urodzinową. Po pierwsze, wzgląd grzecznościowy – nam również byłoby miło gdyby ktoś zapraszał nas na swoją uroczystość w elegancki sposób, a nie „na odczepnego”, przez co moglibyśmy pomyśleć, że tak naprawdę nie zależy mu na naszej obecności. Drugi wzgląd, czysto pragmatyczny, to logistyka. Łatwiej jest zredagować jedno porządne zaproszenie niż tłumaczyć każdej osobie, np. szczegóły dojazdu do siebie do domu. Oczywiście można zrezygnować ze wszystkich oficjalnych formuł, ale kilka z powyższych punktów warto jednak zachować. Przykładowe zaproszenie nieoficjalne mogłoby wyglądać na przykład tak:
Cześć wszystkim!
Niedługo, wraz z Anią, będziemy obchodzili pierwszą rocznicę naszego ślubu i postanowiliśmy z tej okazji zorganizować małą imprezę, na którą chcielibyśmy Was zaprosić. Jako że jest lato i zapowiada się dobra pogoda, to wydarzenie odbędzie się 5 sierpnia (sobota) na naszej działce w Weselikowie, przy ulicy Ślubnej 6 (szczegóły dojazdu w mapce poniżej). Będziemy czekać na Was od godziny 14.00. Oczywiście z naszej strony będzie grill i napoje, ale jeśli ktoś ma za dużo wolnego czasu, to oczywiście nie obrazimy się za dodatkowe porcje jedzenia – wiecie, wszystkim możemy nie dogodzić. Aha, oczywiście możecie sobie odpuścić prezenty i upominki – Wasza obecność będzie dla nas największym prezentem! Pamiętajcie o ubraniach na luzie – ma być gorąco, a przecież spotykamy się dla relaksu.
Do zobaczenia!
Ania i Rafał